Leaseauto en Bedrijfseigendommen in je VSO

1. De praktische kant van je ontslag

Bij het onderhandelen over een vaststellingsovereenkomst (VSO) gaat de meeste aandacht begrijpelijkerwijs uit naar zaken als jouw ontslagvergoeding en je WW-rechten. Toch kunnen de ogenschijnlijk 'kleine' praktische zaken, zoals de leaseauto, je zakelijke laptop en je telefoon, voor de grootste hoofdpijn (en onverwachte kosten) zorgen als ze niet goed zijn geregeld.

Een leaseauto wordt fiscaal gezien als loon in natura. Een zakelijk telefoonnummer is na jarenlang gebruik vaak ook je belangrijkste privé contactmethode geworden. Als de werkgever ineens eist dat je alles per direct inlevert, sta je letterlijk op straat zonder vervoer en afgesloten van je netwerk. Gelukkig kan ik in je VSO hier hele duidelijke afspraken over maken.

2. Wanneer moet de leaseauto worden ingeleverd?

Hoofdregel in het arbeidsrecht: zolang jij formeel in dienst bent, behoud je het recht op je overeengekomen arbeidsvoorwaarden, inclusief de leaseauto. Dit geldt óók wanneer je gedurende je opzegtermijn vrijgesteld bent van werk (tuinverlof).

In de praktijk proberen werkgevers de auto echter vaak zo snel mogelijk terug te vorderen, bijvoorbeeld op de dag dat je voor het laatst fysiek op kantoor was. Ze beargumenteren dat je de auto niet meer nodig hebt voor zakelijke bezoeken. Als privégebruik echter is toegestaan in je autoregeling, mag de werkgever de auto niet zomaar innemen zonder compensatie.

3. De valkuil: Het afkopen van je leasecontract

Dit is financieel de grootste tijdbom in je autoregeling. Veel bedrijven hebben in hun mobiliteitsreglement staan dat de werknemer bij een 'voortijdig vertrek op eigen initiatief of wegens verwijtbaar handelen' de resterende leasetermijnen (de afkoopboete van de leasemaatschappij) moet terugbetalen.

Die boete kan, zeker als je net een nieuwe dure elektrische auto hebt besteld die nog 4 jaar moet lopen, oplopen tot bedragen van € 5.000,- tot wel € 25.000,-. Soms zetten werkgevers in de concept-VSO een slinkse zin dat deze kosten in mindering worden gebracht op jouw ontslagvergoeding.

4. Schades en de eindinspectie van de auto

Op de dag van inleveren vindt er een inspectie plaats door de leasemaatschappij of de wagenparkbeheerder. Wat gebeurt er als er een flinke kras op de bumper zit die je nog niet had gemeld? Volgens veel reglementen moet jij dan het eigen risico betalen.

Omdat jullie na de einddatum niets meer met elkaar te maken willen hebben (finale kwijting), is het slim om hier afspraken over te maken. Ik zorg ervoor dat jouw VSO vermeldt dat je de auto "in goede staat, behoudens normale gebruikerssporen" inlevert en dat de werkgever afziet van het vorderen van eventuele eigen risico bedragen bij niet-gemelde schades. Zo word je niet maanden later nog verrast door een factuur.

5. Je leasecontract meenemen naar je nieuwe werkgever

Heb je al een nieuwe baan gevonden en bieden zij ook een leaseauto aan? Soms is de meest elegante oplossing (voor zowel jou, je oude als je nieuwe werkgever) dat je nieuwe werkgever het lopende leasecontract één-op-één overneemt (een contractsovername).

Je oude werkgever is dan direct van de auto en de afkoopkosten af. Hiervoor is uiteraard wel de medewerking van je nieuwe baas én de leasemaatschappij nodig. Ik kan in de VSO opnemen dat "partijen zich zullen inspannen om de auto per [datum] over te schrijven naar de nieuwe werkgever." Lukt dit niet? Dan val je terug op de afspraak dat de auto kosteloos wordt ingeleverd bij de oude werkgever.

Privé overnemen? Dat kan ook. Je kunt de leasemaatschappij vragen wat de restwaarde van de auto is en hem privé overkopen. In dat geval koop je de auto over voor de dagwaarde. Zorg wel dat je dit buiten de werkgever om regelt om eventuele fiscale bijtelling over het 'voordeel' te voorkomen.

6. Zakelijke telefoon, nummerbehoud en laptop

Naast de auto heb je vaak een zakelijke laptop, een iPad en een smartphone. Hier gelden een aantal praktische spelregels voor in de VSO:

De laptop overnemen: Je werkgever wil vaak dat je de laptop direct na je laatste werkdag inleveren om toegang tot de systemen te blokkeren. Vaak is de laptop voor de werkgever na 2 of 3 jaar administratief al afgeschreven. Ik kan in de VSO voorstellen dat jij de laptop en telefoon overneemt tegen de restwaarde (vaak symbolisch een bedrag tussen de € 50,- en € 150,-) of zelfs helemaal gratis.

Let op: Er moet dan wel in staan dat jij de apparaten eerst inlevert bij de IT-afdeling, zodat zij de apparaten volledig kunnen "wipen" (wissen) en terugzetten naar fabrieksinstellingen in verband met de bedrijfsprivacy en de AVG.

7. Checklist voor bedrijfseigendommen

Ik zorg dat de clausule over eigendommen in je VSO de volgende vinkjes bevat:

• Staat er een heldere, haalbare inleverdatum voor de auto, laptop, sleutels en pasjes?
• Is vastgelegd of je de leaseauto behoudt tijdens je vrijstelling, of krijg je een vervangende mobiliteitsvergoeding?
• Ben je expliciet gevrijwaard van het betalen van afkoopkosten of restschulden voor het leasecontract?
• Zijn eigen risico's voor schades aan de auto kwijtgescholden?
• Staat zwart-op-wit dat je je mobiele nummer mag meenemen (porteren)?
• Mocht je studiemateriaal, vakkleding of gereedschap houden? Zo ja, dan benoem ik dit expliciet!

8. Veelgestelde Vragen (FAQ)

Kan mijn werkgever eisen dat ik de auto direct bij het bedrijf parkeer?

Als jullie hebben afgesproken dat de auto voor of op de einddatum wordt ingeleverd, bepalen zij de locatie. Vaak is dit het kantoor, soms direct bij de leasemaatschappij. Als je de auto achterlaat, zorg dan áltijd dat je een innamebewijs (innameformulier) tekent met de beheerder. Hierop staat de kilometerstand en de visuele staat. Zo voorkom je discussie achteraf over schades.

Mag ik mijn zakelijke e-mails nog doorsturen naar privé?

Pas hier extreem goed op! Als jij zakelijke bestanden, klantenlijsten of vertrouwelijke e-mails doorstuurt naar je privé Gmail-account voordat je je laptop inlevert, schend je bijna altijd je geheimhoudingsbeding. Werkgevers controleren de logs vaak als iemand uit dienst gaat via een VSO. Vraag áltijd vooraf schriftelijk toestemming (in de VSO of via mail) als je bepaalde documenten of contacten (zoals je eigen functioneringsverslagen) veilig wilt stellen.

Wat gebeurt er met mijn fietsplan / e-bike?

Voor een fietsplan of leasefiets gelden vaak vergelijkbare regels als voor de auto. Als je via je brutosalaris aan het afbetalen was voor een fiets, staat er vaak een restschuld open. Je kunt de fiets inleveren, of afspreken in de VSO dat de werkgever de restschuld voor zijn rekening neemt en de fiets definitief jouw privé-eigendom wordt.